Hoe bepaal je de hoogte van de maandelijkse reservering voor onderhoud aan het gebouw? En welke keuzes maak je als er onvoldoende middelen aanwezig zijn?
Omdat het onderhoud voor een groot deel de instandhoudingskosten bepaald, is het belangrijk dat er een onderhoudsbeleid aanwezig is. De kosten zijn inzichtelijk en er kunnen tijdig voldoende middelen gereserveerd worden. Maar er zijn meer redenen om een meerjarenonderhoudsplan (mjop) op te laten stellen.
Welke informatie staat er in een MJOP?
In het MJOP wordt het noodzakelijk onderhoud weergegeven, het moment van uitvoering, de kosten en de conditie van de bouwdelen. De onderhoudswerkzaamheden worden in een planning weergegeven, ook wel een meerjarenonderhoudsplanning, zodat voor een langere termijn de kosten inzichtelijk worden.
De termijn waarvoor een MJOP wordt opgesteld wordt bedraagt een langere periode. We adviseren minimaal een periode van bijvoorbeeld 20 of 30 jaar, zodat alle bouwdelen worden opgenomen. Hoe langer de periode, hoe nauwkeuriger het MJOP. Het gaat erom dat het MJOP volledig en nauwkeurig is.
Onderhoudskosten
In het MJOP worden de onderhoudskosten weergegeven. Het onderhoud wordt bij nieuwbouw onder andere op basis van de verwachtte levensduur bepaald. Naarmate het gebouw ouder wordt, wordt de onderhoudsbehoefte steeds beter zichtbaar.
Het is belangrijk om tussentijds te beoordelen of het MJOP voldoende aansluit bij de werkelijkheid. Afhankelijk van de bouwaard adviseren we in beginsel om eens in de drie jaar een herinspectie uit te voeren. Door tijdig het MJOP te actualiseren voorkom je dat het MJOP niet aansluit bij de werkelijke onderhoudsbehoefte of de werkelijke onderhoudskosten, bijvoorbeeld als gevolg van prijsstijgingen.
Onderhoudshandelingen
Als onderdeel van een MJOP worden de onderhoudshandelingen weergegeven, voorzien van de cyclus, de kosten en de hoeveelheden (zie onderstaande tabel). Deze kenmerken dienen afgestemd te worden op het gebouw, waarbij de grootte van het gebouw een rol speelt voor de prijsvorming (schaalvoordeel), maar ook de ligging en bijvoorbeeld toegepaste materialen.
De ligging en weersinvloeden en spelen een rol bij het schilderwerk, waardoor het kan zijn dat voor kozijnen in de zuidwestgevels van het gebouw een andere cyclus geldt. Voor dakbedekking geldt dat het toegepaste materialen van invloed zijn. Een EPDM dakbedekking heeft een langere levensduur dan bitumineuze dakbedekking. Een dak dat voorzien is van een ballastlaag (grind) wordt in mindere mate aangetast door zonlicht (UV-straling). VS Vastgoedadvies houdt rekening met deze verschillen en vertaalt deze naar het MJOP.
Prijsontwikkelingen
Bij een herinspectie of actualisatie worden de eenheidsprijzen geïndexeerd, zodat kengetallen aansluiting vinden met de huidige marktomstandigheden. Als gevolg van economische ontwikkelingen kan het zijn dat de eenheidsprijzen niet meer aansluiten. We adviseren de klanten om periodiek een herinspectie in te plannen.
Maatwerk
Een MJOP dient rekening te houden met de wensen van de klant. De uitgangspunten moeten vooraf goed worden afgestemd:
De kosten
We merken te vaak dat klanten alleen de kosten van een MJOP meenemen bij het selecteren van een partij. Op zich is dit niet verkeerd, maar zorg ervoor dat het MJOP ook rekening houdt met de overige wensen en de huidige financiële situatie.
De financiële situatie
Een planning moet aansluiting vinden bij de werkelijke (financiele) situatie. Er zijn vaak meer mogelijkheden dan het (eenmalig) verhogen van de maandelijkse bijdrage. Bij het inplannen van het onderhoud kunnen keuzes worden gemaakt waardoor een verhoging van de bijdrage kan worden voorkomen.
In overleg wordt bekeken welke onderhoudshandelingen uitgesteld kunnen worden en welke gevolgen dit heeft. Het uitstellen van onderhoudshandelingen kan soms tot een tijdelijke toename van klachten leiden, maar kan een gezonde financiële positie betekenen.
In bovenstaand overzicht wordt duidelijk dat er binnen enkele jaren een tekort ontstaat.
Individuele wensen
Een MJOP gaat uit van de huidige onderhoudsstaat. Op basis van de NEN 2767 wordt bepaald welke onderhoudshandelingen noodzakelijk zijn om het gebouw in conditie te houden. Een MJOP houdt geen rekening met verbeteringen. Maar waarom zou je tegen een relatief lage investering dakisolatie aanbrengen bij het vervangen van de dakbedekking? Voldoet het hang- en sluitwerk nog aan de huidige eisen? Houd rekening met deze investeringen en zorg ervoor dat het reservefonds ook in deze behoeften voorziet. Het MJOP is het geschikte middel om hiermee rekening te houden.
Esthetische keuzes
Het is te makkelijk om als opsteller een eigen interpretatie te geven aan de esthetische wensen van de VvE. Een tegelvloer gaat theoretisch 50 jaar mee, maar sluit dan al lang niet meer aan bij de wensen van de gebruikers. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het renoveren van een liftkooi, het schilderen van binnendeuren, texwerk van de wanden van de algemene ruimtes enzovoorts. Een theoretische of economische levensduur is niet altijd de juiste!
Toekomstige tekorten
Een MJOP geeft duidelijk aan wanneer welke uitgaven moeten worden gedaan. Maar is het wel mogelijk om deze uitgaven te bekostigen? Doordat op een bepaald moment een piek ontstaat in de onderhoudskosten, kan het zijn dat er onvoldoende middelen aanwezig zijn in het reservefonds. Zorg ervoor dat je een liquiditeitsbegroting is toegevoegd aan het MJOP, waarin ook de huidige budgetten zijn weergegeven.
Bekijk hier enkele referenties of vraag vrijblijvend een offerte aan.
Onze Klanten
VS Vastgoedadvies stelt MJOP’s op voor VvE’s. Daarnaast werken we voor onze vaste klanten:
– VvE Diensten Nederland
– Tempelaars VvE Beheer
– Viridis VvE Beheer
– RP VvE Beheer
– FvB VvE Beheer
– Vastion Vastgoedmanagement
– MRQ Vastgoedmanagement
– Fidata Vastgoeddiensten
– Inxxx Vastgoed
– Armada VvE Beheer
– Terderge VvE Beheer
– Fiducie Beheer
– Blokvast VvE Diensten
– Megens VvE Beheer
– 2ServeU VvE Beheer